Nota spese: cosa serve e come funziona

3 Febbraio 2020,

Nota spese: cosa serve e come funziona

La nota spese è un documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute o anticipate, questa interviene ogni volta che sono chiamati a svolgere in modo temporaneo la propria mansione fuori o per conto dell’azienda.

rimborsi spese vengono poi assegnati in busta paga e servono a ripagare il lavoratore per i costi sostenuti durante la trasferta.

Le voci che vanno a comporre la nota spese sono diverse, ad esempio:

  • Trasferte e viaggi di lavoro;
  • Cene con clienti;
  • Acquisti per conto dell’azienda;
  • Vitto e alloggio;
  • Parcheggi ect…

Perché possa ottenere il rimborso, il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa.

Per esempio, se il dipendente ha viaggiato con la propria auto, dovrà calcolare il rimborso chilometrico e portare una ricevuta del rifornimento.

Tutte queste piccole operazioni di rendiconto, sommate tra loro, a volte si rivelano un compito lungo per l’amministrazione di un’azienda, causando perdite di tempo e di denaro.

In più ci potrebbero essere sviste ed errori di calcolo a causa della fretta o della distrazione.

Per questo motivo, con CartellinoWeb 2 (CW2), la digitalizzazione del processo snellisce le pratiche e gestisce tutto in modo rapido e veloce.

Come funziona?
  1. Il dipendente, con il proprio smartphone, può caricare le spese (anche con foto dello scontrino).
  2. Le spese sono inserite in modo rapido e diretto al momento del pagamento (per evitare le dimenticanze).
  3. Possibilità di scattare una foto del giustificativo e di completare la spesa successivamente.
  4. Calcolo delle note spesa completate per tipologia ( albergo, carburante, pranzo, cena ect.) con il totale mensile.
  5. Ogni spesa caricata può essere validata fino a due livelli (responsabile o ufficio del personale).

In tutti i casi, il dipendente riceve la conferma dell’avvenuta approvazione di rimborso oppure negazione.

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