La nota spesa è un documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute o anticipate, questa interviene ogni volta che sono chiamati a svolgere in modo temporaneo la propria mansione fuori o per conto dell’azienda.

I rimborsi spese vengono poi assegnati in busta pagaBusta paga del dipendente, collaboratore. e servono a ripagare il lavoratore per i costi sostenuti durante la trasferta.

Le voci che vanno a comporre la nota spese sono diverse, ad esempio:

• Trasferte e viaggi di lavoro
• Cene con clienti
• Acquisti per conto dell’azienda
• Vitto e alloggio
• Parcheggi

Perché possa ottenere il rimborso, il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa.

Per esempio, se il dipendente ha viaggiato con la propria auto, dovrà calcolare il rimborso chilometrico e portare una ricevuta del rifornimento.

Tutte queste piccole operazioni di rendiconto, sommate tra loro, a volte si rivelano un compito lungo per l’amministrazione di un’azienda, causando perdite di tempo e di denaro.

In più ci potrebbero essere sviste ed errori di calcolo a causa della fretta o della distrazione.

Con CartellinoWeb2Software in cloud per la gestione delle presenze in azienda e degli orari di lavoro dei dipendenti. è possibile snellire le pratiche e gestisce tutto in modo rapido e veloce.

Come funziona?

1. Il dipendente, con il proprio smartphone, può caricare le spese (anche con foto dello scontrino).
2. Le spese sono inserite in modo rapido e diretto al momento del pagamento (per evitare le dimenticanze).
3. Possibilità di scattare una foto del giustificativo e di completare la spesa successivamente.
4. Calcolo delle note spesa completate per tipologia ( albergo, carburante, pranzo, cena ect.) con il totale mensile.
5. Ogni spesa caricata può essere validata fino a due livelli (responsabile o ufficio del personale).

In tutti i casi, il dipendente riceve la conferma dell’avvenuta approvazione di rimborso oppure negazione.