Tempo di lettura 3 minutiRilevare le presenze dei dipendenti: 3 metodi a confronto

19 Agosto 2020,

Tempo di lettura 3 minutiRilevare le presenze dei dipendenti: 3 metodi a confronto

Nel momento in cui nasce un’azienda e ha la necessità di gestire del personale al suo interno, una delle prime attività da modernizzare è sicuramente la rilevazione delle presenze.

Cosa significa rilevare le presenze?

Significa poter registrare le presenze giornaliere, certificare gli orari di ingresso ed uscita del dipendente, al fine di garantire un’organizzazione interna efficiente ed efficace.

In un secondo momento, tutti i dati delle ore di presenza, saranno inviati al consulente che genererà la busta paga di ogni singolo lavoratore. Per rilevare le presenze dei dipendenti esistono vari metodi e normalmente questi sono identificabili a seconda del tipo di realtà e alla sua grandezza:

  • Libro presenze
  • Timbracartellini (o Marcatempo)
  • Software di gestione presenze

Analizziamo i vantaggi e gli svantaggi di questi 3 metodi.

Libro presenze

Alcune aziende, soprattutto di piccole dimensioni, con orari di lavoro standard e che non erogano straordinari, gestiscono le presenze tramite il solo utilizzo di un libro di registrazione delle assenze, senza timbrare.

Prendiamo come esempio:

“Uno studio medico gestito da due infermieri, con un orario standard di 8 ore, dal lunedì al venerdì. La soluzione più pratica, avendo poco personale a disposizione, è quella di procurarsi di un registro cartaceo per trascrivere le presenze giornaliere e riportare eventualmente solo le differenze rispetto a quello che è il normale orario di lavoro (malattia).” 

Alla conclusione di ciascun mese, la lista delle assenze di ciascun dipendente viene inviata – in maniera più o meno automatizzata – al consulente del lavoro, che si occupa di realizzare il registro presenze procedendo per difetto.

Questa modalità di lavoro riduce l’impegno richiesto ai dipendenti ma presuppone uno sforzo in più per il consulente del lavoro nella realizzazione delle buste paga.

Inoltre, se dovessero subentrare dei permessi o delle ferie da parte dei dipendenti, si comincia ad innescare un sistema manuale che nel tempo genera dei problemi nei conteggi (errori sull’assegnazione delle ore, giustificativi cartacei smarriti, incomprensioni sulle ferie ect.)

Timbracartellini (o Marcatempo)

Il secondo metodo è l’utilizzo di un timbracartellini, un dispositivo elettronico in grado di stampare su appositi supporti (cartellini in cartoncino), l’orario di entrata e di uscita dal lavoro di ogni singolo dipendente.

Alla conclusione di ciascun mese, l’amministratore raccoglie i cartellini, calcola il totale delle presenze di ciascun lavoratore e i dati vengono inviati – in maniera più o meno automatizzata – al consulente del lavoro, che si occupa di realizzare la busta paga.

Questa modalità di lavoro aumenta l’impegno richiesto all’amministratore nella rendicontazione, perchè c’è sempre il rischio che un dipendente o più non vengano controllati.

  • Anticipi o in ritardi rispetto l’orario di lavoro
  • Timbrature non autorizzate
  • Dimenticanze involontarie
  • Dimenticanze volontarie per enfatizzare i ritardi

Tutte queste mancanze provocano errori nelle buste paga, perdite di tempo e di costi.

Software gestione presenze

Ultimo metodo per poter calcolare le ore di presenza è un sistema di rilevazione elettronico ed informatizzato.

Si posizionano alcuni lettori i varia tecnologia nell’azienda e questi registrano il transito della persona. Un software si preoccuperà di raccogliere tutte le informazioni, gestirle e calcolare automaticamente, a seconda delle regole aziendali impostate, le ore di presenza.

Le regole, una volta impostate sono uguali per tutti; quindi se viene impostato ad esempio, una tolleranza o un’arrotondamento sul totale delle ore lavorate, può essere applicato per persona, per gruppi, per totalità dell’azienda.

Tutto questo meccanismo serve per agevolare gli amministratori che controllano le presenze; per poterle calcolare e passare più velocemente senza errori al consulente che infine, effettuerà la busta paga.

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